オンライン会議の成功には
「デジタルツール」と「人間味」

代表取締役社長 岩崎玲子

リモートワークの普及に伴いオンライン会議が増えました。オンライン会議では、「相手の反応がつかめない」「全体の空気感が判断しにくい」という悩みがよくでてきます。参加者は「賛成なのか、反対なのか?」「わかったのか、わかっていないのか?」が判断できないと、どう進めるべきか迷うことでしょう。あるいは、発言しようと思うと誰かと被ってしまうのでタイミングが難しいと感じる人もいます。また、画面をずっと見ているこことからくる疲労も大きく、通信状況によっては映像が固まったり、音声が聞こえなかったり、タイムラグが生じるなどストレスも感じます。

一方、オンライン会議のメリットを感じる人もいました。例えば、グループチャットを使って情報共有しながら進めるので円滑に進められるという意見や、ZOOMの投票や反応ボタンを使って状況の把握を行うことができる、会議が早く終わるようになったという人もいました。どうやら良いこともあるようです。

当社ではオンラインファシリテーションに関するセミナーを開催し、対応方法を紹介してきましたが、終了後に参加者が取り組み意向を示したアクションは次の2つに大別されました。

1.デジタルツールを使って参加を促す

ファシリテーターになると「自分が何とかしなければ・・・」と考えます。しかし、参加者はファシリテーターである皆さんのリソース(資源)です。ファシリテーターが説明するより「今日の会議の目的は?」とあえて参加者に聴いたり、「なぜこのプロジェクトができたと思いますか」と背景や意図を自分達の言葉で発言したりすることもできますし、その方が参加者の当事者意識を高めることにもつながります。

オンライン会議であれば、チャットに考えを書いてもらったり、投票機能で意見を聴いたりすれば、全員の考えを短時間で収集できます。ZOOMにあるブレイクアウトルーム機能を活用すれば、少人数のグループに分かれるため大人数では話さなかった人も発言することができて、やはり参加感、納得感が高まります。対面型研修で、受講者の参加を促すポストイットや模造紙の代わりを果たしてくれます。

2.思いやりをもって行動する

相手の反応がわかりにくい、発言タイミングが難しい、ネット環境の不具合などストレスが多い環境です。だからこそ、参加者が相互に思いやりを持つことで、話しやすい場をつくる努力が必要です。“わかった”“賛成”という意味で大きくうなずいたり、反応ボタンで意見を示したり、発言が終わったら「以上です」と伝えることは、周囲を多いに助けるでしょう。

ある会議で執行役員が「〇〇ですけど、いいですか」と必ず名乗ってから発言していました。これも誰が発言しているかが分かりにくいオンライン会議では、周囲に配慮した行いと言えるでしょう。デジタル会議だからこそ、人間味ある働きかけが重要だと理解し、両面のスキルを伸ばしていくことが大切です。

当社では、オンラインファシリテーションのコツを1時間で紹介するセミナーをご用意しています。是非ご活用ください。


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